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| Fuente de la imagen: bluebudgie en pixabay |
(mvc, Málaga, España). En todo proceso documental, tan importante es la creación (principio) y uso (durante) de los datos, como su destrucción o archivo definitivo (final), hito, este último, al que a veces no le damos la importancia que tiene. Siguiendo a ARMA International[1], la gestión de documentos administrativos[2] o “gestión documental”, es una función organizativa dedicada a al tratamiento de los datos en una organización a lo largo de su vida, desde el momento de su generación o inscripción, pasando por su coyuntural o estructural utilización o disposición, hasta su descatalogación, archivo definitivo o destrucción. Esto incluye identificar, clasificar, almacenar, asegurar, recuperar, rastrear y destruir o preservar permanentemente los registros.
Por su parte, la norma UNE-ISO 15489-1: 2016[3] entiende los registros como evidencia de la actividad comercial y de los activos de información, distinguiéndose de otros paquetes de datos por su función como prueba en la transacción comercial y por su dependencia de los metadatos[4]. Para ISO, la gestión de registros abarca desde la creación y captura de registros para cumplir con los requisitos de evidencia de actividad comercial, hasta la puesta en marcha de medidas adecuadas para proteger su autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad a medida que su contexto empresarial y los requisitos para su gestión cambien con el tiempo. Imagen incorporada con posterioridad; fuente: bluebudgie en pixabay.
Por su parte, la norma UNE-ISO 15489-1: 2016[3] entiende los registros como evidencia de la actividad comercial y de los activos de información, distinguiéndose de otros paquetes de datos por su función como prueba en la transacción comercial y por su dependencia de los metadatos[4]. Para ISO, la gestión de registros abarca desde la creación y captura de registros para cumplir con los requisitos de evidencia de actividad comercial, hasta la puesta en marcha de medidas adecuadas para proteger su autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad a medida que su contexto empresarial y los requisitos para su gestión cambien con el tiempo. Imagen incorporada con posterioridad; fuente: bluebudgie en pixabay.
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[1] ARMA International. "Glossary of Records and Information Management Terms. 2013.
[2] También conocida como proceso de registros e información.
[3] https://www.iso.org/. La ISO 15489-1: 2016 se aplica a la creación, captura y gestión de registros, independientemente de su estructura o forma, en todo tipo de entornos empresariales y tecnológicos, a lo largo del tiempo.
[4] Los metadatos de los registros se utilizan para indicar y preservar el contexto y aplicar las reglas adecuadas para la gestión de registros.
